V-Zug AG: Von einer Stunde zu wenigen Minuten dank innovativen Flows

Wie lassen sich neue User für Dynamics 365 effizient bereitstellen, von der Erstellung des Benutzerkontos über die E-Mail-Konfiguration bis hin zu den Sicherheitseinstellungen? Mit einer individuell entwickelten Lösung, die das volle Potenzial von Dynamics 365 freisetzt. 

Bei anhaltendem Erfolg und Wachstum stehen Unternehmen oft vor Skalierungsaufgaben, die mit zentralen Fragen einhergehen: Wie können manuelle Arbeiten durch Automatisierung effizienter gestaltet werden? Und wie lässt sich dadurch auch die Zusammenarbeit mit Partnern verbessern?  

Vor dieser Herausforderung stand auch die V-Zug AG, ein renommierter Schweizer Hersteller hochwertiger Haushaltsgeräte. Die zunehmende Komplexität bei der Verwaltung von Usern für Dynamics 365 verlangte nach einer Anpassung des CRM, die zu den Prozessen und Bedürfnissen der V-Zug AG passte. Aus diesem Grund entschied sich das Unternehmen für die Entwicklung einer individuellen Lösung für Dynamics 365 – ein Fall für die Spezialistinnen und Spezialisten von Consultics.  

Automatische Konfiguration von Usern dank Flow 

«Consultics hat sehr schnell verstanden, was wir brauchen», erinnert sich Alexander Skocic, CRM Business Application Manager bei der V-Zug AG. «Auch menschlich hat es sehr gut gepasst. Durch die iterative Vorgehensweise von Consultics konnten wir ausserdem schnell Fortschritte sehen», so Skocic.   

Zu den Bereichen, in denen Consultics Verbesserungen erzielen konnte, gehört das Onboarding neuer Mitarbeitenden aus Marketing, Sales und Kundenservice. Hierfür hat Consultics einen Flow entwickelt, der den Prozess der User-Konfiguration vollautomatisch abwickelt. «Der Flow greift die Tickets in Service Now ab, verarbeitet die darin erfassten Informationen und nimmt die User-Konfiguration auf dieser Basis unter Einbezug diverser Umsysteme vollautomatisch vor – von der Erstellung des Benutzerkontos über die E-Mail-Konfiguration bis hin zu den Sicherheitseinstellungen, angepasst nach Sprache und Verkaufsgebiet», erklärt Alexander Skocic. Wo sich bisher ein externer Partner um diese Aufgaben kümmerte, erledigt dies nun der Flow – und dies nicht etwa in Stunden wie bisher bei manuellem Vorgehen, sondern innert weniger Minuten.  

Besonders die automatische Aktivierung und Testung von Mailboxen hat sich hierbei als sehr hilfreich erwiesen: «Bisher konnte diese beiden Aufgaben nur jemand mit einer Global-Admin-Rolle machen – Bottlenecks waren die logische Konsequenz. Nun läuft selbst das vollautomatisch ab und Global-Admins können sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren», so Skocic. 

Besonders wertvoll ist für Skocic auch die Nutzung von Azure Key Vault in den beschriebenen Lösungen: «Azure Key Vault ermöglicht es uns, Variablen zu definieren, die wir in allen Umgebungen – Entwicklung, Testing und Produktion – und lösungsübergreifend einsetzen können. Statt z. B. Passwörter immer neu zu erfassen, können wir einfach den entsprechenden Block aus dem Key Vault einsetzen, unabhängig von der Logik der Lösung. Dadurch können alle Flows automatisch auf die nötigen Anmeldedaten zugreifen. Diese Methode macht es einfacher und sicherer, mit wichtigen Daten umzugehen und spart uns viel Zeit», so Alexander Skocic.  

Hoher Lerneffekt dank transparenter Zusammenarbeit 

Durch die Zusammenarbeit mit Consultics konnte die V-Zug AG nicht nur ihre internen Prozesse optimieren, sondern auch die Zusammenarbeit mit Partnern verbessern – und dabei Aufwand und Kosten sparen. «Die Features von Consultics haben uns von manuellen Prozessen wie der User-Erfassung oder aufwändiger Kommunikation mit externen Providern befreit. Dies führt zu einer Entlastung im Daily Business und minimiert den Aufwand bei der Administration solcher Themen – genau so haben wir uns das gewünscht», erklärt Alexander Skocic.  

Ebenso entscheidend für Skocic ist der Umstand, dass Consultics für die V-Zug AG gewissermassen ein Türöffner war: «Mit den Anpassungen am Standard-Dynamics-365 hat uns Consultics eine völlig neue Welt gezeigt! Es gibt viele Themen, die wir nun ebenfalls angehen können.» 

In der direkten Zusammenarbeit konnte Consultics in vielerlei Hinsicht punkten: «Die schnelle Adaption und das Verständnis für unsere Bedürfnisse waren beeindruckend. Die ganze Zusammenarbeit war reibungslos und unkompliziert – auch beim Fine-Tuning der Lösungen nach dem Go-Live. Ich muss sagen: Consultics ist superschnell, sehr kompetent und vorausschauend!», so Skocic begeistert.  

Auch die Tatsache, dass Consultics Entwicklungsschritte transparent aufgezeigt hat, hat Alexander Skocic sehr geschätzt: «Unser Inhouse-Know-how in Bezug auf Dynamics 365 ist begrenzt. Indem Consultics uns in die Entwicklungsprozesse eingebunden hat, konnte ich selbst persönlich sehr viel profitieren und lernen.»  

Die Partnerschaft der V-Zug AG und Consultics zeigt: Individualisierte CRM-Lösungen machen Spass und helfen Spitzenunternehmen dabei, das Potential der digitalen Möglichkeiten voll auszuschöpfen.  

Hinweis: Die Zusammenarbeit der V-Zug AG mit Consultics wurde durch die Orbis AG ermöglicht.