Kubes: Produktvertrieb clever integrieren

Was tun, wenn neben dem Projektgeschäft plötzlich auch Produkte verkauft werden? Den Vertrieb neu strukturieren – und die Chance gleich nutzen, einen Zahn zuzulegen!

Wie das geht, weiss Kubes, ein Schweizer Anbieter für automatisierte Testsysteme zur Qualitätssicherung. Das Unternehmen mit Sitz in Wetzikon arbeitete bis anhin vor allem projektbasiert. «Mit dem Zukauf einer Firma kam bei uns plötzlich ein ganz neuer Bereich dazu: der Vertrieb von Produkten verschiedener Lieferanten. Damit wurden auch die Anforderungen komplexer – von unterschiedlichen Produktkategorien und -preisen bis hin zu verschiedenen Währungen und Sprachen», erklärt Marius Otto, Sales Engineer bei Kubes.

Fokus auf das Business statt auf die Technologie

Schnell wurde klar: Der neue Produktvertrieb liess sich im bestehenden System nicht sinnvoll abbilden. Kubes brauchte deshalb eine neue Lösung, die beide Geschäftsbereiche sauber strukturiert und die Erstellung von Angeboten erleichtert.

In einem kompakten Workshop mit Consultics wurden mögliche Lösungen diskutiert. Dabei ging es nicht darum, möglichst schnell ein neues Tool einzuführen. Im Zentrum stand vielmehr die Frage: Wie muss der neue Vertrieb mit beiden Geschäftsbereichen funktionieren, damit das Team im Alltag wirklich entlastet wird? Gemeinsam wurden die wichtigsten Anforderungen priorisiert. Der Fokus lag zunächst auf den Grundlagen: Kundendaten verwalten, Preislisten pflegen und Angebote erstellen. Besonders wichtig war dabei, dass sich die Lieferantenstruktur sauber abbilden liess, denn Kubes arbeitet mit mehreren grossen Lieferanten, die ihre Produkt- und Preisdaten in unterschiedlichen Formaten bereitstellen.

Dynamics 365 als starke Basis für den Vertrieb 

Dynamics 365 erwies sich hierfür als perfekte Plattform für Kubes, weshalb Consultics die Lösung auf dieser Basis umsetzte.  

Insgesamt deckt die neue Lösung folgende Funktionalitäten ab:  

• CRM-Funktionen für Kunden, Kontakte und Verkaufschancen 

• Verwaltung von Preislisten und Produktdaten 

• Erstellung von Angeboten direkt aus Dynamics 365 

• Übersicht aller offenen Aufgaben 

• Abbildung von Schweizer Franken und Euro 

• Unterstützung von Deutsch und Englisch 

• zusätzliche Felder für Kubes-spezifische Anforderungen 

Zu einem späteren Zeitpunkt soll die Lösung gezielt ausgebaut werden, etwa um die Möglichkeit, weitere Dokumente (z. B. Service- oder Wartungsverträge sowie Auftragsbestätigungen) direkt aus Dynamics 365 zu generieren. «Dieser pragmatische Zwei-Schritte-Ansatz von Consultics sagte uns sehr zu: zuerst die Basics, danach gezielter Ausbau», erzählt Marius Otto.  

Resultat: mehr Effizienz & Transparenz 

Die neue Lösung punktet in mehrfacher Hinsicht. Den grössten Nutzen zeigt sich in der Angebotserstellung. Diese war bislang sehr aufwändig, denn Produktangebote von Kubes können mehrere Seiten umfassen – teilweise bis zu sieben Seiten. Früher bedeutete das viel manuelle Arbeit: Preise prüfen, Produktinformationen zusammensuchen, Beschreibungen einfügen, Währungen berücksichtigen, Dokumente formatieren. 

Heute lassen sich Angebote in Dynamics 365 deutlich schneller vorbereiten. Mit DocumentsCorePack werden die Angebotsdokumente direkt aus den hinterlegten Daten erstellt. Produkte, Preise und Beschreibungen können gezielt ausgewählt und zu einem konsistenten Dokument zusammengestellt werden. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen. Statt also jedes Angebot von Grund auf neu zu bauen, kann das Team die benötigten Inhalte ganz einfach zusammenklicken. Das Resultat: Die Angebotserstellung ist rund 50 % schneller als zuvor. 

Neben der Angebotserstellung war auch die Aufgabenübersicht ein wichtiger Punkt. Vor der Einführung waren offene Tasks an verschiedenen Orten verteilt. Wer den Überblick behalten wollte, musste mehrere Systeme oder Ablageorte prüfen. Heute sieht das Team alle offenen Aufgaben zentral in einem Dashboard. Das macht die Abstimmung einfacher, schafft mehr Klarheit und sorgt dafür, dass Themen nicht untergehen. Gerade weil Kubes heute Projektgeschäft und Produktvertrieb parallel steuert, ist diese Transparenz entscheidend.  

Pragmatische und lösungsorientierte Zusammenarbeit  

Während die Lösung auf voller Linie überzeugt, hat es für Kubes auch menschlich gepasst. «Die Zusammenarbeit mit Consultics war unkompliziert und lösungsorientiert. Das meiste lief über Microsoft Teams: ein Gruppenchat, kurze Fragen, schnelle Antworten. Keine langen E-Mail-Ketten, keine unnötigen Abstimmungsschleifen, kein formeller Overhead – das passt!», so Marius Otto begeistert. 

Besonders geschätzt wurde, dass Consultics bei neuen Anfragen nicht vorschnell abwinkte, sondern immer zuerst prüfte, was möglich und was sinnvoll ist – und kleinere Anpassungen pragmatisch umsetzte.  «Consultics hat verstanden, was wir brauchen, und abgeliefert», so Marius Otto.  

Kurzum: Mit Dynamics 365 und der Unterstützung von Consultics konnte das neue Produktgeschäft bei Kubes effizient in den Alltag integriert werden. Heute erstellt Kubes Angebote rund 50 % schneller, verwaltet Produkt- und Preisinformationen zentral und behält offene Aufgaben besser im Blick. Das Team spart Zeit hat nun eine Lösung, die nicht nur den heutigen Bedarf abdeckt, sondern auch die nächsten Entwicklungsschritte ermöglicht. Anders gesagt: Aus einem neuen Geschäftsbereich wurde ein strukturierter, skalierbarer Vertriebsprozess.