Kunde
Stiftung Kinderhospiz Schweiz
Projekt
Digitalisierung der Spenden- und Spenderverwaltung
In Kürze
Non-Profit-Organisationen wie die Stiftung Kinderhospiz Schweiz erhalten Spenden heute über unterschiedlichste digitale Kanäle. Entsprechend hoch ist der Aufwand, diese Spenden sowie die dazugehörigen Daten konsistent zu erfassen und zu verwalten. Um diese Komplexität zu reduzieren, setzte Consultics eine zentrale Spenden- und Spenderverwaltung auf Basis von Microsoft Dynamics 365 um. Dank automatisierter Schnittstellen zu verschiedenen Zahlungsanbietern, KI-gestützter Datenbereinigung und integrierter Serienbrieffunktion spart die Stiftung wertvolle Zeit und kann sich wieder stärker auf das konzentrieren, was zählt: die Betreuung betroffener Kinder und ihren Familien.
Kategorien
- Dynamics 365
- Power Platform
- DocumentsCorePack
Mit jeder Spende wächst nicht nur die Unterstützung, sondern auch die Komplexität. Wie die Stiftung Kinderhospiz Schweiz die Spendenverwaltung neu aufgestellt hat.
Gemeinnützige Organisationen kennen das Spannungsfeld: Digitale Spendenkanäle machen es einfacher denn je, Menschen zu erreichen. Gleichzeitig wird es komplexer, den Überblick zu behalten, Beziehungen zu pflegen und Daten sauber zu managen – oft mit begrenzten Ressourcen.
Auch die Stiftung Kinderhospiz Schweiz stand vor dieser Herausforderung – und war auf der Suche nach einer tragfähigen Lösung. «Um unsere Spender- und Spendenverwaltung zu optimieren, haben wir nach technischen Möglichkeiten gesucht und erste Marktanalysen durchgeführt. Der Respekt vor Projektmanagement-Aufwand und Kosten liess uns den Entscheid zunächst vertagen», erklärt Juerg Herren, Präsident der Stiftung Kinderhospiz Schweiz.
In dieser Phase erhielt die Stiftung ein Angebot von Consultics, ein Spendenverwaltungstool auf Basis von Microsoft Dynamics 365 umzusetzen – als Sachspende. «Kein anderer IT-Dienstleister hatte uns ein derart passgenaues Angebot unterbreitet – auch nicht kostenpflichtig», so Juerg Herren. Ende 2024 entschied sich die Stiftung deshalb, diesen Schritt zu wagen.
Im Januar 2025 wurden in einem gemeinsamen Workshop die Bedürfnisse, Abläufe und relevanten Schnittstellen zusammengetragen. Schnell zeigte sich, wo die grössten Hebel lagen – und wo die Herausforderungen. Auf dieser Basis setzte Consultics in einem agil geführten Projekt eine CRM-Lösung um, die Spenden- und Spenderdaten aus mehreren externen Schnittstellen automatisiert zusammenführt und übersichtlich darstellt.
«Besonders anspruchsvoll war die unterschiedliche Qualität der angebundenen Datenquellen. Hier war seitens Consultics intensive Recherche und viel Ausdauer gefragt», erzählt Juerg Herren. Um fehlerhafte, unvollständige oder uneinheitliche externe Daten korrekt interpretieren und konsistent abbilden zu können, setzte das Team eine KI-gestützte Lösung um. So liess sich trotz heterogener Ausgangslage eine verlässliche und nachhaltige Datenqualität sicherstellen. Zusätzlich wurden Management-Ansichten, Kampagnenauswertungen sowie Werkzeuge zur Datenbereinigung umgesetzt, um das Team weiter zu entlasten.
Ebenfalls in die Lösung integriert wurde die Serienbrief-Applikation DocumentsCorePack (DCP). «Dadurch kann die Stiftung heute personalisierte Dankesschreiben und Steuerbescheinigungen auf Knopfdruck erstellen», erklärt Juerg Herren.
«Consultics hat uns nicht nur eine technische Lösung geschenkt, sondern auch eine Brücke zu unseren Spendern gebaut – effizient, zuverlässig und zukunftsfähig.»
Die neue Lösung entlastet das Team der Stiftung Kinderhospiz Schweiz deutlich. Alle relevanten Informationen zu Spenden und Spenderinnen sowie Spendern sind heute an einem zentralen Ort verfügbar und tagesaktuell einsehbar. Dubletten lassen sich schnell identifizieren und bereinigen, und mit der Serienbrieffunktion eröffnen sich neue Möglichkeiten der personalisierten Kommunikation. Aufgaben wie Datenbereinigungen und Auswertungen, die zuvor viel Zeit und manuelle Abstimmung erforderten, lassen sich nun in wenigen Minuten statt Stunden erledigen. «Besonders bei den Spendenverdankungen zeigt sich der Unterschied klar: Der monatliche Aufwand reduzierte sich von rund fünf Stunden auf etwa eine Stunde», so Juerg Herren begeistert.
Neben der technischen Umsetzung überzeugte auch die Zusammenarbeit mit Consultics. «Klare Ansprechpartner, kurze Wege und eine hohe Erreichbarkeit sorgten für Vertrauen. Statt eines anonymen Ticketsystems gab es direkten Austausch – und ein Team, das nicht nur umsetzte, sondern mitdachte», so Juerg Herren. Auch bei unerwarteten Herausforderungen blieb der Fokus stets auf einer praktikablen Lösung. Die Stiftung Kinderhospiz Schweiz plant, die Lösung mit Consultics weiterzuentwickeln.
Juerg Herren fasst zusammen: «Consultics hat uns nicht nur eine technische Lösung geschenkt, sondern auch eine Brücke zu unseren Spendern gebaut – effizient, zuverlässig und zukunftsfähig.» Damit kann sich die Stiftung Kinderhospiz Schweiz wieder stärker auf das konzentrieren, was zählt: die Betreuung von betroffenen Kindern und ihren Familien.
