AEW Energie AG: das Ende der Excel-Ära

Wie können komplexe Projekte effizient verwaltet werden, sodass der Kommunikationsaufwand minimiert und die Datenqualität erhöht wird? Mit einer individuellen Lösung, die alle Projektinformationen an einem Ort bündelt.

Trotz fortschreitender Digitalisierung ist besonders im Projektgeschäft ein alter «Bekannter» aus dem Jahr 1985 immer noch häufig anzutreffen: Microsoft Excel. Kein Wunder also, dass auch Innendienstmitarbeitende der AEW Energie AG, dem offiziellen Stromversorger des Kantons Aargau und innovativer Anbieter moderner Energielösungen, Excel nutzten, um komplexe Projekte mit einer Vielzahl von Produkten und Verträgen im Bereich E-Mobilität zu managen – von der Planung des Grundausbaus und der Verwaltung von Benutzerinnen und Benutzern bis zur Wartung und Instandhaltung von Ladestationen. Oft waren Excel-Sheets doppelt vorhanden, weshalb Daten an mehreren Stellen eingetragen werden mussten. Projektmitarbeitende nutzten zudem nicht selten weitere Ablagesysteme wie OneNote. 

«Der Kommunikationsaufwand bei jedem Projekt war immens, da oft Rückfragen notwendig waren. Auch hatten wir keine einheitliche Sicht auf die Projekte, da die Daten über verschiedene Excel-Sheets verstreut waren», erklärt Janina Scherer-Mäder, Mitarbeiterin Innendienst bei der Abteilung Mobility Solutions. Auch Inbound-Anfragen wurden nur via Outlook weitergeleitet und nicht zentral erfasst, es existierte schlicht kein definierter Lead-to-Order-Prozess.  

Für das Team war deshalb klar: Es musste eine Lösung her, die alle Informationen über die E-Mobilitäts-Projekte bündeln und zentral verfügbar machen konnte.  

Lösung für Sales nah am Standard, für Projektmanagement benutzerdefiniert  

Consultics trat auf den Plan und setzte eine individuelle Lösung auf Basis von Dynamics 365 um. Die Sales-Komponente und der Lead-to-Order-Prozess wurden dabei nah am Standard umgesetzt, während die Lösung für das Projektmanagement vollständig neu konfiguriert wurde. So wurde für die Abteilung Mobility Solutions der AEW Energie AG eine benutzerdefinierte Lösung geschaffen, die es ermöglicht, Projekte präzis zu erfassen und nachzuverfolgen.  

Wichtiger Bestandteil der neuen Lösung sind drei verschiedene Oberflächen für drei Projektkategorien: Contracting, Kauflösungen und öffentliche Ladestationen. Bei allen drei Kategorien werden in einer untergeordneten Ebene verschiedene Ladestationen den entsprechenden Projekten zugeordnet. Neu sind Lookups möglich, z. B. nach Vertragsart, mit klaren Angaben zu Vertragsbeginn und -ende. Technische Daten zu Ladestationen, wie Seriennummer und Lizenzgebühren, wurden ebenfalls integriert. Auch wurden individuelle Flows umgesetzt: So ändert sich beispielsweise der Status der Ladestation automatisch, wenn entweder das Inbetriebsetzungsdatum oder das Vertragsende erreicht wurde.  

Die neue Lösung bringt für das Team der Abteilung Mobility Solutions grossen Nutzen mit sich. «Alle Informationen zu Projekten sind nun an einem Ort gebündelt, was die Datenqualität erhöht und den Kommunikationsaufwand minimiert», erläutert Janina Scherer-Mäder. Auch ist die zentrale Verwaltung der Daten die Grundlage dafür, dass die Daten in Zukunft einfach und unkompliziert in andere Systeme migriert und integriert werden können.  Mitarbeitende müssen Daten zudem nur noch einmal eingeben, wodurch Fehler und Inkonsistenzen reduziert werden.  

Agile Umsetzung in 2 Monaten  

Die Zusammenarbeit mit Consultics war für das Team der Abteilung Mobility Solutions eine äusserst positive Erfahrung. «Consultics hat sehr schnell verstanden, was unsere grössten Pain Points sind. Wir haben den Expertinnen und Experten eine Auswahl von Excel-Listen mit Dummy-Daten zugeschickt und diese gemeinsam besprochen, worauf das Team die erste Version der Lösung umgesetzt hat. Wir waren überrascht, wie schnell und unkompliziert es vorwärtsgegangen ist», erinnert sich Janina Scherer-Mäder.  

Innerhalb von viereinhalb Sprints à zwei Wochen konnte das Projekt abgeschlossen werden. «Im ersten Sprint wurde das Wichtigste umgesetzt, und in den folgenden Sprints wurden Verbesserungen vorgenommen», fügt Scherer-Mäder hinzu. «Dabei hat Consultics proaktiv Vorschläge gemacht, wie wir spezifische Herausforderungen lösen können. Auch bei Fragen oder Anliegen waren die Mitarbeitenden von Consultics immer verfügbar. Sehr kundenorientiert!»  

Die Abteilung Mobility Solutions der AEW Energie AG profitiert nun von einer Lösung, die genau das liefert, was den Mitarbeitenden in ihrer täglichen Arbeit bisher gefehlt hat. Das Budget wurde ebenfalls vollumfänglich eingehalten. «Das ist man sich von IT-Projekten nicht gewohnt!», stellt Scherer-Mäder zufrieden fest. 

Weitere Betreuung in Form eines SLAs 

Consultics wird die umgesetzte Lösung für das Team in Form eines SLA (Service Level Agreement) weiter betreuen. Auch hier punktet Consultics beim Energiedienstleister: «Es gibt beim SLA keine Fixkosten. Wir zahlen nur nach Aufwand, was uns Flexibilität und Kostenkontrolle ermöglicht», so Janina Scherer-Mäder. Die Innendienstmitarbeiterin fasst zusammen: «Wir würden Consultics definitiv weiterempfehlen, da sie nicht nur liefern, was sie versprechen, sondern dies auch schnell und kosteneffizient umsetzen.» 

Mit der neuen Lösung kann die Abteilung Mobility Solutions der AEW Energie AG nun alle Projekte effizienter und effektiver verwalten und ist bestens für zukünftige Herausforderungen gerüstet. «Wir haben jetzt alle Informationen an einem Ort, eine bessere Datenqualität und allgemein weniger Kommunikationsaufwand», resümiert Janina Scherer-Mäder. «Das ist ein grosser Schritt nach vorne für uns!» Insgesamt nutzen bereits 12 Personen die neue Lösung, Tendenz steigend.